Importar datos desde Excel
El importador de datos de Gestión TPV, te permite importar todos tus datos de empresa: productos, categorías, clientes, proveedores, fabricantes, etc, de forma masiva mediante archivos csv desde programas como Excel y otros software de gestión y comercio electrónico.
a) ¿Qué es un archivo CSV?:
Un archivo csv, es un tipo de archivo que sirve para representar datos en forma de tabla, en el que las columnas se encuentran separadas por comas y las filas por saltos de línea.
Para importar datos en Gestión TPV, utilizaremos archivos csv.
Podremos crear fácilmente nuestros archivos .csv desde Excel guardando nuestros datos en ficheros con este formato. O bien exportando nuestra base de datos de otro programa a ficheros .csv, que podremos importar en nuestra cuenta de Gestión TPV.
b) Cómo acceder al importador de datos de Gestión TPV:
Para acceder al importador de datos, haremos click sobre el botón Importar situado en la parte superior izquierda del listado de cada módulo de la administración.
NOTA: para usar al importador, nuestro grupo de usuarios, deberá tener permisos de inserción sobre el módulo "csv" y permisos de inserción sobre el módulo en el que deseemos realizar la importación de datos.
c) Cómo realizar una importación de datos mediante archivos CSV:
Para realizar una importación de datos mediante archivos csv, haremos a modo de ejemplo una importación masiva de productos en nuestra cuenta de Gestión TPV.
Los pasos para realizar la importación, son los siguientes:
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Accede al importador de productos:
Para realizar la importación masiva de productos en nuestra cuenta, primero accederemos al apartado Productos > Productos de la administración y haremos click sobre el botón Importar.
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Sube el archivo CSV con los productos al servidor:
En formulario que se nos ha abierto, seleccionaremos el archivo CSV de productos a importar en el campo Archivo csv.
Introduciremos el carácter separador de columnas en el campo Carácter separador. Por defecto será el carácter ";". En caso de que nuestro archivo .csv contenga un carácter separador diferente, deberemos indicarlo aquí.
Haremos click sobre el botón Subir archivo, para subir el archivo csv al servidor y poder importarlo.
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Asigna los campos de Gestión TPV a las cabeceras de tu archivo CSV de productos:
Cuando hayamos subido el fichero de productos al servidor, se abrirá la pantalla de importación de productos.
En ella asignaremos en los selectores de la columna Asignado a, los campos de Gestión TPV a los que corresponde importar las columnas o Cabeceras de nuestro archivo .csv.
Deberemos asignar las cabeceras de al menos los campos obligatorios en Gestión TPV, señalados con el carácter asterisco (*) para poder realizar la importación.
En la columna Fila Nº1, podremos ver los datos del primer producto de nuestro archivo csv a importar.
Opciones para realizar la importación:
- Vaciar tabla:
Marcando esta opción, eliminaremos todos los productos de la tabla, antes de realizar la importación. Deberemos tener permisos de eliminación sobre el módulo de productos para vaciar la tabla.
- Sobreescribir:
Marcando esta opción, sobre escribiremos los productos de nuestra cuenta, con los datos del archivo .csv que importemos.
Esta opción nos será de gran utilidad para realizar modificaciones masivas en nuestras tablas. Podremos modificar los productos desde nuestra hoja de Excel, para importarlos después en Gestión TPV y aplicar así los cambios.
- Número de registros:
Mediante esta opción, podremos seleccionar el número de productos que queramos importar en nuestra cuenta de Gestión TPV.
Por motivos de seguridad, podremos importar un máximo de 1.000 registros de una sola vez por cada importación que realicemos.
Si queremos importar más de 1.000 registros, deberemos partir nuestro archivo .csv en archivos .csv más pequeños con un máximo de hasta 1.000 registros por archivo, esto podremos hacerlo fácilmente desde Excel.
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Realiza la importación de productos:
Por último haremos click sobre el botón Importar archivo para realizar la importación de los productos en nuestra cuenta de Gestión TPV.
Si la importación se realizó de forma satisfactoria, nos aparecerá el mensaje de éxito.
En caso contrario, se nos mostrará un mensaje de error indicándonos que productos no pudieron ser importados, la causa y que debemos hacer para importarlos, así como el número de productos que se importaron con éxito.
d) Estructura que debe tener un archivo CSV de importación en Gestión TPV:
Un fichero CSV de importación en Gestión TPV, estará compuesto por líneas o registros separados por saltos de línea y estos a su vez por datos separados por el carácter ";". Podremos también utilizar el carácter de separación que nosotros queramos.
La primera línea que deberá aparecer en todo archivo csv, será la correspondiente a las cabeceras con los nombres de los campos. A continuación y justo debajo, aparecerán las líneas de registros una debajo de otra con los datos a importar.
Para que los registros puedan importarse, será necesario que el archivo .csv contenga una columna o cabecera que podemos denominar "Nombre" y en la que todos los registros del archivo tengan un valor único e identificativo que asignaremos al campo clave "Nombre" en el importador de datos de Gestión TPV.
Importación de registros asociados:
El importador de datos nos permite importar de una sola vez tanto los registros de la tabla en la que realicemos la importación, como los registros asociados en otras tablas.
Por ejemplo: al importar un archivo .csv de productos, importaremos también las categorías, fabricantes e impuestos que no se encuentren en nuestra cuenta en las tablas correspondientes categorías, fabricantes, e impuestos.
EJEMPLOS:
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Ejemplo de un archivo .csv válido con un sólo producto y referencia:
Nombre;Categoría;Ref;Coste;Precio;Cantidad
producto 1;generica;123;10,000;15,000;6,00
Este ejemplo de archivo .csv, importará un sólo producto cuyos datos serán los siguientes:
- Nombre: producto 1
- Categoría: generica
| Ref | Coste | Precio | Cantidad |
| 123 | 10.000 | 15.000 | 6.00 |
Para importar campos en los que existan múltiples valores, como por ejemplo el campo "Ref" de productos, añadiremos los distintos valores uno debajo del otro en la columna correspondiente. Por cada uno de ellos, añadiremos en la fila, el Nombre del registro al que pertenecen en la columna correspondiente.
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Ejemplo de un archivo .csv válido con un sólo producto y 2 referencias:
Nombre;Categoría;Ref;Coste;Precio;Cantidad
producto 1;generica;123;10,000;15,000;6,00
producto 1;;456;5,000;10,000;9,00
Este ejemplo de archivo .csv, importará un sólo producto con 2 referencias, cuyos datos serán los siguientes:
- Nombre: producto 1
- Categoría: generica
| Ref | Coste | Precio | Cantidad |
| 123 | 10.000 | 15.000 | 6.00 |
| 456 | 5.000 | 10.000 | 9.00 |