Qué es y cómo gestionar el stock de seguridad de tu comercio con un software TPV

Es una realidad que la crisis en la cadena de suministro causada por la pandemia ha traído efectos colaterales a muchas industrias, y dentro de dichas afectaciones la industria minorista tampoco ha salido bien librada. Pues los minoristas están teniendo dificultades a la hora de satisfacer la demanda de sus clientes debido a los retrasos en los envíos de inventario. ¿Te sientes identificado? y ¿qué tiene que ver un software TPV con todo esto? Mucho, y prometemos contártelo a continuación.

Y es que en estos tiempos en los cuales no se sabe bien a ciencia cierta cuándo llegará el nuevo inventario, resulta fundamental poder contar con existencias de seguridad siempre. Sin embargo, puede resultar complejo determinar la cantidad de búfer que necesitarás y ahí es dónde entramos en juego nosotros para que sepas que realmente no es algo tan complejo de ejecutar.

¿Qué es el stock de seguridad?

El stock de seguridad es básicamente, un inventario adicional que tú como minorista deberás tener siempre disponible, en pocas palabras funciona como una reserva. En este sentido, tienes la posibilidad de decidir tener existencias de seguridad por varias razones:

• La reducción del inventario.
• La venta del inventario antes de lo esperado.
• Los retrasos en los envíos.
• Las interrupciones generales de la cadena de suministro.

Es por lo anterior por lo que resulta de vital importancia el inventario de seguridad. Pues resulta que este es como un tipo de seguro para los minoristas, dado que, gracias a este, tienes la posibilidad de tener siempre producto disponible para la venta. Y es que cuando tienes inventario adicional, vas a hacerle el quite a los desabastecimientos que, como quizás ya te haya pasado sabrás que son frustrantes a nivel operativo y de servicio al cliente.

En definitiva, los desabastecimientos resultan complejos porque estos significan que no vas a poder satisfacer la demanda de tus clientes. Pero, además, desencadenan en una pérdida de oportunidad, pues tu negocio estará perdiendo los ingresos que seguramente podrías haber generado si hubieses tenido el inventario necesario.

Y quizás tengas la costumbre de convertir los desabastecimientos en una lista de espera con el fin de poder recuperar los ingresos perdidos. Sin embargo, tienes que saber que esto no es muy conveniente porque puede implicarte mucho trabajo administrativo adicional, que hubieses evitado con el inventario de seguridad.

Bueno, creemos que ya no tenemos que darte más razones para decirte que es imprescindible saber manejar las existencias de seguridad. Porque tienes que saber que, si tu tienda no está en la capacidad de suplir las necesidades de los clientes, tu competidor seguramente sí podrá hacerlo.

¿Cómo un software TPV puede ayudarte a simplificar la gestión de tus inventarios?

Las funciones que posee un software TPV te permiten gestionar todas las áreas de tu negocio, entre las que se destacan la venta de productos. Además, se puede convertir en la mejor herramienta para gestionar los datos de los clientes, la facturación, las labores comerciales, la edición e impresión de tickets, la gestión de cobros, el control de caja y por supuesto el control de los stocks, función en la cual nos queremos centrar en esta ocasión.

Cabe mencionar que hacer un seguimiento del inventario, reordenar nuevas existencias en el momento indicado y estar seguro de tener siempre el producto adicional, es uno de los mayores desafíos al administrar un negocio minorista. Pero algo tienes que saber y es que no hay que preocuparse por eso cuando tienes un software TPV que pueda ayudarte a gestionar tus inventarios de la forma más fácil y práctica, porque te permite hacer:

1. Seguimiento

La herramienta para el control de inventario te permite saber lo que tienes en tu stock en todo momento. Puedes realizar seguimiento a tus niveles de inventario y los SKU en diferentes ubicaciones, bien sea que te encuentres en tu punto de venta o de vacaciones.

2. Reordenar existencias

Además, otra de las ventajas es que puede avisarte cuando sea el momento correcto de reordenar existencias de un producto específico. Luego de que calcules y establezcas un punto de pedido, puedes recibir notificaciones automáticas en el momento en el que cuentes con poco stock. De esta forma puedes reabastecerte para que así evites agotados en tu negocio minorista.

3. Órdenes de compra incorporadas

Disfruta de las órdenes de compra incorporadas y catálogos de proveedores integrados. Con esto puedes realizar pedidos de forma directa desde tu sistema POS. E incluso puedes administrar las compras de múltiples proveedores.

4. Acceso a datos clave

Además, tienes la posibilidad de tomar decisiones acertadas a nivel comercial y de compra, gracias a los datos. Para ilustrarte mucho mejor, debes saber que puedes personalizar los puntos de pedido, para que siempre sepas en qué momento específico necesitas reabastecerte. Pero también puedes usar los informes de inventario negativos y así controlar los artículos para los cuales necesita reponer el stock de seguridad.

En este sentido, con un software de estas características también puedes comprender los márgenes y costes gracias a los informes integrados. En definitiva, te ayuda a agilizar el funcionamiento de tu negocio y te libera para ponerte al frente de las cosas que antes no te podías ocupar.

¿Cuándo no deberías tener stock de seguridad?

Ahora bien, no es que siempre debas mantener stock de seguridad disponible en todos tus productos. Mejor, en lugar de hacer una regla general de que, por ejemplo, requieres tener existencias adicionales para cada producto de tu inventario, te recomendamos que seas más estratégico al respecto. Y eso incluye que no siempre debas tener stock de seguridad en tu negocio en los siguientes casos:

1.Si requieres dinero para gastos adicionales

Deberás saber que cuando inviertes dinero en el inventario, tu efectivo se queda “atrapado” en dicho inventario hasta que logras venderlo. Entonces si has invertido demasiado en acciones de seguridad, es muy probable que no tengas suficiente efectivo disponible para poder pagar cosas que surjan repentinamente, por ejemplo, una reparación de último momento o incluso que quieras expandir tu negocio.

2.Costos de mantenimiento

Es sabido que la gestión del inventario de un negocio minorista requiere de tiempo y que, además, es costosa. Y es que, cuanto más inventario tengas, entonces más dinero tendrás que gastar en costos de mantenimiento, como espacio de almacenamiento y los gastos de mano de obra que se requieren para tener este inventario en óptimas condiciones.

Es muy probable que no requieras existencias de seguridad para aquellos productos que siempre se venden a un precio constante. Lo que puedes hacer es invertir en unidades adicionales de artículos que se venden en aumentos impredecibles en una que otra ocasión.

3.Cuando tienes proveedores consistentes

Otro aspecto importante para determinar que no necesitas tener stock de seguridad, es cuando tienes proveedores que son consistentes con la cantidad de unidades de productos que te pueden producir, y que, además, puedan entregarte con la rapidez que tu negocio requiere. En este caso, no tienes problema, porque vas a poder adquirir el mismo producto de varios proveedores, lo que significa que puedes tener un plan de respaldo y no necesitas inventario adicional.

¿Cómo debes calcular el stock de seguridad?

Ahora que ya sabes lo importante que es mantengas siempre tu stock de seguridad, y que, además, te apoyes de todas las ventajas de un software TPV, nos parece importante poderte enseñar a calcular el stock de seguridad. Con esto podrás saber cuántas unidades adicionales deberías tener en cualquier momento.

Fórmula para el stock de seguridad

Unidades de inventario de seguridad = (uso diario máximo * tiempo de entrega máximo) – (uso promedio * tiempo de entrega promedio).

Desglosemos cada uno de los componentes de esta fórmula:

Uso diario máximo

Corresponde a la cantidad máxima de unidades del producto en cuestión de lo que venderías en un día. Para esto puedes usar los datos históricos que te entrega el sistema de punto de venta. Pero si tu negocio hasta ahora estás comenzando con tu negocio, puedes mirar la ventas diarias del producto y, posteriormente, agregar un búfer para que estés seguro.

Tiempo de entrega máximo

Es el tiempo más largo que puede tardar un envío de ese producto en llegar desde el proveedor hasta ti. Nuevamente, revisa los datos anteriores para que puedas hallar el tiempo máximo que ha tardado el proveedor en completar un pedido y entregártelo.

Uso diario promedio

Es la cantidad de unidades que vendes de un producto diariamente, es un promedio de esto. Y como puedes estar sospechando, el POS es quien puede entregarte ese dato. En caso de que tu plan no te entregue ese dato específico, lo único que tienes que hacer es dividir la cantidad de unidades que vendes en un mes normal por 30 (que es la cantidad de días del mes).

Tiempo de entrega promedio

Corresponde al tiempo que, por lo general, tarda en llegarte un nuevo envío del producto. No tienes que limitarte a seguir el tiempo que tu proveedor estima en entregarte. Lo mejor que puedes hacer es sacarle el máximo provecho a tu software, ver tus propios registros y ver cuánto tiempo han tardado en realidad los envíos anteriores.

Cuando ingreses tus cifras en la fórmula de existencias de seguridad, vas a darte cuenta de cuántas unidades de inventario requieres tener a mano en caso de que se te terminen las existencias antes de lo esperado. Pero también en caso de que, por ejemplo, el nuevo envío tarde más de lo normal en llegarte.

Analicemos la fórmula de stock de seguridad con un ejemplo más claro:

Supongamos que tienes una tienda de productos para el hogar. Y con la llegada del verano, quieres asegurarte de poder tener la cantidad óptima de existencias de sombrillas de patio, el cual es uno de tus productos más vendidos. Lo que quieres y necesitas es, finalmente, poder satisfacer la demanda de este producto que es el favorito de tu clientela en esta temporada.

Entonces, lo primero que debes hacer es ir a tu sistema POS y buscar los informes de ventas de los últimos tres veranos, para encontrar el uso diario máximo. Analiza estos datos y puedes ver la mayor cantidad de sombrillas que has vendido en un día, que para nuestro ejemplo será de 15 unidades.

Luego debes identificar su tiempo de entrega máximo, revisando los registros de inventario de los últimos años. Por ejemplo, encontraste que una vez tuviste que esperar 21 días para recibir un nuevo envío de las sombrillas.

Luego volviste a ver a revisar tus informes de ventas de sombrillas y descubriste que el promedio de ventas es de cinco por día.

Posteriormente, ves tu registros de inventarios y viste que un nuevo envío de este producto tarda siete días en llegar.

Ahora solo tienes que ingresar las cifras en la fórmula que te acabamos de dar, te la repetimos para que no tengas que volver arriba:

Unidades de inventario de seguridad = (uso diario máximo * tiempo de entrega máximo) – (uso promedio * tiempo de entrega promedio).

Unidades de stock de seguridad = (15x21) – (5x7) = 315 – 35 = 280

Entonces, según el resultado que nos entrega la fórmula para este ejemplo en particular. Lo que debes hacer es mantener 280 sombrillas adicionales para evitar un posible desabastecimiento que pueda suceder por demoras en los envíos o tal vez por un aumento inesperado de las ventas.

Lo cierto es que deberías estar preparado para cualquier eventualidad. Y saber esta fórmula, pero, además, tener el software de punto de venta adecuado podrá evitarte dolores de cabeza. De esta forma podrás administrar tu negocio y concentrarte en aquellas actividades que requieran de toda tu atención, porque lo que se refiere a los niveles de stock de seguridad ya no tendrás que sufrir por ello.